Mikä on työmaapäiväkirja ja mihin sitä oikeasti tarvitaan?

Työmaapäiväkirja on todiste, ei paperityötä

Työmaapäiväkirja on se tuttu ruutuvihko tai sovellus, johon kirjataan päivittäin, mitä työmaalla tapahtui. Kuka oli paikalla, mitä tehtiin, mitä sovittiin yms.

Kuulostaa turhalta paperityöltä. Sitä se oikeastaan onkin siihen asti, kunnes tilaaja väittää puoli vuotta myöhemmin, ettei lisätyöstä ole sovittu mitään.

Kuka päiväkirjaa pitää?

Rakennusalan yleisissä sopimusehdoissa (YSE 1998, 75 §) sanotaan selvästi: ellei toisin sovita, työmaan johtovelvollisuuksista vastaavan urakoitsijan on huolehdittava, että työmaalla pidetään työmaapäiväkirjaa, johon päivittäin merkitään työtä koskevat tiedot ja tapahtumat.

Käytännössä vastuu on siis pääurakoitsijalla. Päiväkirja esitetään valvojalle, joka kuittaa nähneensä merkinnät.

Jos urakkasopimuksessa noudatetaan YSE-ehtoja, päiväkirjan pitäminen ei ole vapaaehtoista. Sen puuttuminen on sopimusrike. Ennen kaikkea se on kuitenkin oma ongelma silloin, kun asiasta tulee riitaa.

Mitä päiväkirjaan kirjataan?

YSE ei määrää päiväkirjan muotoa. Se voi olla ruutuvihko pöytälaatikossa tai sovellus puhelimessa. Sisältö on se, mikä ratkaisee.

Tyypillisesti kirjataan:

• päivämäärä ja sää, esimerkiksi pakkanen, vesisade tai tuuli
• ketä työmaalla oli ja montako miestä
• mitä työvaiheita tehtiin ja missä
• kalusto ja koneet, jotka olivat käytössä
• mitä sovittiin ja kenen kanssa
• poikkeamat: viivästykset, puuttuvat suunnitelmat, vauriot ja läheltä piti -tilanteet
• tilaajan, valvojan tai viranomaisen esittämät huomautukset

Lyhyet lauseet riittävät. Kukaan ei odota mitään romaania.

Neljä tilannetta, joissa päiväkirjasta on oikeasti hyötyä

1. Lisä- ja muutostyöt. "Sovittiin suullisesti työmaalla" ei pidä missään. Kirjaus, jossa lukee päivä, kellonaika ja kenen kanssa asiasta puhuttiin, pitää.

2. Aikataulukiistat. Kun tilaaja kysyy, miksi urakka venyi, pystyt näyttämään mustaa valkoisella: viikko meni odottaessa poutaa, eikä kattorakenteita voi kaatosateella avata.

3. Takuuajan reklamaatiot. Vuoden päästä kukaan ei muista, mitä työmaalla tehtiin. Päiväkirja muistaa.

4. Tapaturmat ja vahingot. Vakuutusyhtiö ja työsuojeluviranomainen kysyvät, mitä työmaalla tehtiin sinä päivänä. Ilman kirjauksia vastaat muistin varassa.

Vihko vai sovellus?

Ruutuvihko toimii, jos se täytetään. Ongelma sen kanssa onkin, että se ei täyty. Tai se menee hukkaan. Tai se jää pakun hyttiin ja siitä se meneekin jo hukkaan.

Merkinnät saattavat jäädä tekemättä, koska vihko on työmaakopissa ja tekijä piikkaa laattaa irti keskellä isoa pölypilveä. Illalla kotona ei enää muista, mihin aikaan betoniauto tuli. Ja kun päiväkirjaa tarvitaan, se on sen työmaan kopissa, joka purettiin viime kuussa.

Vähän erilaisia kauhuskenaarioita, mutta tärkein pointti koko asiassa on se, että kun merkkaat sovellukseen, kuten vaikka Raksa360:n työmaapäiväkirjaan, merkintä pysyy tallessa ja se on helppo löytää. Pääset siihen käsiksi toimistolla, autossa ja työmaalla.

Sähköisessä päiväkirjassa on kolme selvää etua:

• Kirjaus syntyy heti, kun asia on vielä tuoreena muistissa
• Kuvat menevät samaan paikkaan kuin teksti, ja yksi valokuva säästää viisi riviä selitystä
• Merkinnät pysyvät projektin alla, eivät yhden puhelimen tai yhden vihon varassa

Yksi vinkki ylitse muiden

Kirjaa heti, älä illalla.

Kahden minuutin merkintä työmaalla on tarkempi kuin puolen tunnin muistelu perjantai-iltana. Juuri sillä tarkkuudella on merkitystä silloin, kun kirjauksia oikeasti tarvitaan. Vaikka tuntuisi se hetki kiireelliseltä, niin enemmän sulla menee aikaa illalla, kun koitat pohtia mitäs pitikään merkata.

Lopuksi

Työmaapäiväkirja ei ole vihko, jota täytetään valvojaa varten. Se on kirjallinen muisti siitä, mitä työmaalla tapahtui, ja se on urakoitsijan oma turva silloin, kun asioista tulee erimielisyyttä.

Raksa360:n työmaapäiväkirja täytetään suoraan puhelimella työmaalta, ja merkinnät tallentuvat oikean projektin alle.

Päiväkirja ei auta jälkikäteen, jos sitä ei ole täytetty silloin, kun asia tapahtui.