Miten säästää yli kymppitonni vuodessa – eroon Excelistä ja papereista
Laskimme, paljonko rakennusyritys oikeasti menettää rahaa taulukkolaskennan kanssa taistellessa. Tulokset yllättävät.
Excel ja paperinpyörittely maksaa enemmän kuin luulet
Monessa rakennusyrityksessä Excel on edelleen päivittäinen työkalu projektien hallintaan, tuntien kirjaamiseen ja kaluston seuraamiseen. Se on tuttu, se on "ilmainen" – mutta onko se todellisuudessa?
Laskelma: 10 hengen rakennusyritys
Otetaan esimerkki 10 hengen rakennusyrityksestä, jossa työnjohto ja asentajat käyttävät Exceliä ja paperilomakkeita:
Tuntikirjaukset paperilla: Jokainen työntekijä täyttää paperilomakkeen, joka syötetään käsin Exceliin. Aikaa kuluu keskimäärin 15 minuuttia per henkilö per viikko – sekä kirjaajan että toimiston puolella. 10 henkeä × 15 min × 48 viikkoa = 120 tuntia vuodessa pelkkään tietojen siirtämiseen.
Lupien vanheneminen huomaamatta: Asbestin purkulupa vanhenee, eikä kukaan huomaa. Pahimmillaan työmaa seisoo tai tulee sakko. Yksi tapaus voi maksaa 5 000–10 000 €.
Esimerkkinä aiheeseen liittyvä viranomaisuutinen: Työsuojelu.fi: luvatta tehty asbestipurkutyö käsiteltiin hovioikeudessa.
Katsastus menee vanhaksi: Lavettiauton katsastus vanhenee, eikä kukaan huomaa. Pahimmillaan työmaa seisoo tai tulee sakko. Se maksaa, kun auto seisoo tunteja, työmaalla odotetaan kaivinkonetta. Joudutaan hakemaan kilpiä katsastuskonttorilta. Tunteja palaa ja rahaa kuluu. Yksi tapaus voi maksaa 1 000–5 000 €.
Yhteenveto
| Kuluerä | Vuosikustannus |
|---|---|
| Tuntikirjausten manuaalinen käsittely | 5 400 € |
| Luvatta tehty asbestipurkutyö / lupa- ja sakkoriskit | 5 000–10 000 € |
| Vanhentunut katsastus ja kaluston seisonta | 1 000–5 000 € |
| Yhteensä | 11 400–20 400 € |
Ratkaisu: yksi järjestelmä kaikkeen
Raksa360-toiminnanohjausjärjestelmällä nämä kaikki hoidetaan yhdessä paikassa. Tuntikirjaukset tehdään suoraan kännykällä, ja kaluston sekä lupien hallinta huolehtii muistutuksista automaattisesti. Järjestelmä lähettää ilmoitukset vanhenevista katsastuksista ja sähköpostimuistutukset vanhentuvista luvista hyvissä ajoin.
Hinta? Esimerkkiä vastaavan kymmenen hengen yrityksen kustannukset alkavat 59 €/kk + 9 €/henkilö/kk. Eli 10 hengen yritykselle noin 1 800 € vuodessa – verrattuna arviolta 11 400–20 400 € vuotuiseen hukkaan.
Kokeile 14 päivää ilmaiseksi ja näe ero itse.